Tips Memilih Perusahaan Penyedia Layanan Pengarsipan

Menyimpan dokumen tertulis ataupun bergambar di tempat khusus merupakan satu prosedur penting yang mesti dilakukan oleh setiap organisasi. Pasalnya, prosedur yang dikenal dengan nama pengarsipan ini akan membantu kelancaran operasional perusahaan dari waktu ke waktu. Tidak heran bila organisasi-organisasi bisnis akan menggunakan jasa penyimpanan dokumen demi memiliki pengarsipan yang bermutu. Jika perusahaan Anda membutuhkan layanan ini, berikut adalah beberapa tips untuk memilih perusahaan penyedia layanan pengarsipan:

Memiliki rak-rak penyimpanan bermutu bagus

Hal pertama dan paling utama yang harus Anda pertimbangkan adalah kualitas fasilitas penyedia layanan pengarsipan. Idealnya, perusahaan tersebut memiliki rak-rak logam dan kotak-kotak khusus yang akan menghimpun dokumen perusahaan Anda.

Jika Anda berkesempatan mengunjungi lokasi penyimpanan, pastikan kotak-kotak tersebut tidak boleh ada yang diletakkan di atas lantai. Sebab, hal itu berpontesi mendatangkan risiko kerusakan apabila terjadi banjir atau genangan air dalam lokasi.

Memiliki fitur pengontrol iklim

Kertas-kertas dokumen, bila disimpan sembarangan dan asal, tentu bisa rusak seiring dengan berjalannya waktu. Musuh utama kertas yang disimpan adalah hama dan hewan pengerat. Selain kedua hal itu, iklim atau cuaca ekstrem juga berpotensi merusak dokumen dalam jangka panjangnya.

Untuk itu, Anda harus memastikan bahwa penyedia layanan pengarsipan itu mempunyai fitur kontrol iklim, seperti AC yang memadai, pemanas ruangan, juga pengontrol kelembapan ruangan.

Mempunyai sistem pemadam kebakaran

Tips lain untuk memilih penyedia layanan pengarsipan adalah mengecek apakah lokasi penyimpanan perusahaan tersebut memiliki sistem pemadam kebakaran atau tidak. Sebab, kertas adalah benda yang mudah terbakar.

Maka, setidaknya lokasi pengarsipan itu harus mempunyai alat penyiram api (water sprinkles). Lebih baik lagi apabila lokasi pengarsipan tersebut memiliki sistem pemadam kebakaran dengan gas.

Mempunyai sistem keamanan yang ketat

Tips terakhir yang perlu Anda ketahui ialah taraf keamanan yang dimiliki lokasi pengarsipan. Setidaknya, lokasi penyimpanan dokumen itu perlu dilengkapi dengan kamera di luar dan dalam gedung. Idealnya, lokasi penyimpanan seperti ini juga memiliki sistem pengamanan ganda berupa kartu pas atau penjaga yang bertugas setiap saat di depan pintu masuk.

Itulah dia beberapa tips untuk memilih perusahaan penyedia layanan pengarsipan. Semoga informasi di atas dapat membantu Anda dan perusahaan Anda, ya.