Memang tak semua kantor memiliki sistem telepon internal atau yang biasa disebut dengan sistem telepon PABX (Private Automatic Branch eXchange). Sistem ini menghubungkan beberapa line dalam satu nomor telepon dengan menggunakan switchboard. Lalu apakah sistem seperti diperlukan oleh setiap kantor? Untuk mengetahui jawabannya, mari kita telusuri dahulu apa saja manfaat dari sistem PABX berikut ini.
- Lebih Hemat Pulsa. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kalau PABX dapat menghubungkan beberapa ekstensi dalam satu nomor telepon saja. Dengan sistem seperti ini, para pegawai kantor dapat menghubungi divisi lain hanya dengan menekan nomor ekstensi tanpa dikenakan pulsa. Tanpa menggunakan sistem ini maka bisa terbayang berapa tagihan yang harus dibayarkan hanya untuk komunikasi antar karyawan di dalam kantor. Ini hanyalah salah satu hal yang bisa terjadi jika di kantor tidak menggunakan sistem internal.
- Bisa menggunakan greeting otomatis. Dengan sistem PABX, telepon bisa diprogram untuk memunculkan greeting otomatis sebelum ditujukan ke pihak yang dimaksud. Hal ini dapat mempermudah tugas operator atau penerima telepon di kantor.
- Dapat melacak telepon masuk dan keluar. Kelebihan melacak telepon ini dimiliki oleh PABX modern. Bahkan bukan hanya memantau telepon masuk dan keluar, sistem PABX ini juga bisa mengatur siapa saja yang boleh melakukan telepon ke nomor tertentu. Dengan begini, aktivitas karyawan bisa dipantau dan dibatasi sehingga telepon kantor tidak disalahgunakan untuk kepentingan pribadi atau lainnya.
- Memiliki fungsi lebih dari telepon. Tak hanya telepon, sistem PABX juga bisa dugunakan sebagai fax dengan cara memprogram sambungan menuju sebuah mesin fax. Selain itu PABX juga memungkinkan Anda untuk melakukan conference call.
Selain itu, ada beberapa jenis PABX yang perlu diketahui.
- PABX Analog
PABX Analog ini seperti telepon rumah yang menggunakan pesawat telepon biasa. Umumnya, PABX Analog ini masih memiliki fitur yang sederhana.
- PABX Digital
PABX Digital menggunakan pesawat digital sebagai ekstension dan biasanya telah didukung dengan fitur conference call, dan lain-lain.
- PABX Hybrid
PABX ini bisa menggabungkan telepon digital dan analog pada port ektension. Karena itu, biasanya fitur yang dimiliki juga lebih berkembang.
- Ip PABX
Ip PABX merupakan perangkat yang mengendalikan telepon analog ataupun ekstension IP Phone yang berfungsi sebagai penyambungan, pengendalian, dan pemutusan hubungan telepon.
Nah, setelah mengetahui apa saja manfaat menggunakan sistem telepon internal atau PABX di kantor, sekarang Anda mengerti bukan kalau sistem tersebut ternyata sangat diperlukan untuk mendukung aktivitas perkantoran terutama dalam berkomunikasi? (Rima)
