Hal-hal yang Perlu Dihindari Saat Meeting

Agenda meeting atau rapat, bagi segelintir orang, adalah kegiatan berulang yang memiliki jadwal tersusun. Entah melakukannya di ruang rapat yang ada di kantor atau menyewa satu seperti di Hotel Harris meeting room, kegiatan rapat akan dilakukan sesuai ketentuan yang dibuat oleh penanggung jawab acara ataupun atas kesepakatan bersama. Meski sudah menjadi kebiasaan, kadang kala masih saja ada yang tidak mengetahui “aturan main” dalam sebuah agenda rapat.

Lalu, apa sajakah aturan main tersebut? Simak artikel ini lebih lanjut untuk mengetahuinya, ya.

1. Tidak punya persiapan

Terdengar remeh, namun kenyataan ini tetap saja mungkin terjadi dalam sebuah agenda rapat. Membawa kelengkapan seperti catatan, data-data kebutuhan rapat, dan alat elektronik adalah sebuah tindakan krusial dalam menghadapi sebuah agenda rapat. Pasalnya, tujuan rapat adalah untuk membicarakan apa yang tidak bisa dibicarakan begitu saja di luar jadwal tersebut. Sehingga, bila seorang peserta datang ke agenda rapat dengan tangan kosong—atau melewatkan satu saja kebutuhan rapat, maka semuanya menjadi sia-sia.

2. Terlalu nyaman

Dalam serial The Crown, Perdana Menteri Inggris Winston Churcill ketika rapat bersama Queen Elizabeth II untuk yang pertama kalinya sempat mengatakan bahwa seorang perdana menteri tidak pernah diizinkan untuk duduk ketika hendak melaporkan berita terkait kenegaraan kepada Raja atau Ratu yang berkuasa. Alasannya adalah untuk menghemat waktu dan agar diskusi dalam agenda rapat dapat berjalan efisien. Oleh karenanya, ketika melakukan rapat, upayakan untuk tidak merasa terlalu nyaman pada situasi setempat. Tujuannya adalah agar meeting berjalan lancar dan hanya hal-hal penting saja yang didiskusikan. Jangan pula mengulur-ngulur pembahasan hingga memakan waktu yang panjang.

3. Membuang waktu

Persiapan menghadapi sebuah agenda rapat tidak hanya sebatas pada persiapan materi dan peralatan untuk kelangsungan kegiatan tersebut. Sebab, mempersiapkan perisai diri dan keadaan mental pun ternyata perlu dilakukan. Alasannya adalah efektivitas waktu. Jangan sampai peserta rapat datang ke dalam ruang rapat hanya untuk melihat orang lain tak dapat menyampaikan apa yang sebetulnya perlu disampaikan, ataupun dalam kasus lain, justru mendengarkan perdebatan yang tak ada urusan dengan dirinya. Jangan sampai membuang-buang waktu orang lain dengan tidak membatasi apa yang perlu dan tidak perlu dibicarakan dalam agenda rapat tersebut.

Itulah beberapa hal yang sepatutnya tidak perlu dilakukan oleh peserta rapat dalam agenda meeting. Semoga artikel ini bermanfaat, ya.